Optimiser l’efficacité administrative et le support opérationnel avec l’Intelligence Artificielle
CERTIFICATION - RS7287
Réinventez votre organisation avec l’Intelligence Artificielle
Dans un environnement professionnel en pleine transformation numérique, l’Intelligence Artificielle (IA) est désormais le levier incontournable pour optimiser les processus administratifs et décupler l’efficacité des équipes.
Notre formation « Optimiser l’efficacité administrative et le support opérationnel grâce à l’Intelligence Artificielle » vous offre l’opportunité d’explorer comment l’IA peut révolutionner la gestion documentaire, la planification, la communication interne et l’automatisation des tâches chronophages.
Grâce à ce programme pratique, vous développerez des compétences directement applicables pour :
- Identifier les opportunités d’IA pertinentes pour vos missions quotidiennes.
- Sélectionner et configurer les outils d’IA les plus adaptés à vos besoins.
- Exploiter le potentiel de l’IA pour améliorer votre productivité, votre réactivité et la qualité de votre travail.
Cette formation est adossée à la certification “Optimiser l’efficacité administrative et le support opérationnel grâce à l’IA” éligible au titre du Compte Personnel de Formation (CPF) sous le numéro RS7287 au répertoire spécifique.
Vous serez capable de :
- Évaluer les applications potentielles de l’IA sur ses tâches récurrentes et à plus faible valeur ajoutée afin de sélectionner les solutions IA permettant de gagner en efficacité et en productivité.
- Générer des rapports, comptes-rendus, analyses et synthèses avec l’IA, sur la base de données textuelles ou audios afin d’améliorer la qualité des informations fournies aux parties prenantes et de faciliter le processus décisionnel.
- Optimiser la planification et la gestion des agendas avec l’IA afin de renforcer l’agilité et l’efficacité organisationnelles.
- Automatiser la gestion de l’information et de la communication avec l’IA afin d’améliorer la réactivité et la qualité de traitement.
- Inscrire son utilisation de l’IA dans une démarche qualité et responsable afin d’en assurer une exploitation fiable, sécurisée et inclusive.
Vous obtiendrez à l'issue de la formation :
Vous pourrez obtenir une certification professionnelle inscrite au Répertoire Spécifique : “Optimiser l’efficacité administrative et le support opérationnel grâce à l’IA”, enregistrée auprès de France Compétences par Classe Digitale sous le numéro RS7287
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Programme
MODULE 1. Comprendre l’IA et ses applications dans les fonctions support – 2h
- Introduction aux principes, typologies et usages de l’IA dans l’administration.
- Exemples concrets d’intégration IA dans la gestion documentaire, le support et la communication.
- Identifier les tâches répétitives à faible valeur ajoutée pouvant être automatisées
MODULE 2. Analyser son poste et repérer les opportunités IA – 2h
- Méthode d’analyse de ses activités pour repérer les leviers IA.
- Diagnostic des tâches automatisables et identification des cas d’usage prioritaires.
- Sélection des outils IA adaptés à son environnement de travail
Session 1. Diagnostic et cadrage stratégique IA
- Identifier les processus cibles et besoins internes pour l’intégration IA.
- Définir le périmètre du projet IA et les indicateurs préliminaires.
MODULE 3. Produire et structurer des contenus IA – 2h
- Structurer des prompts adaptés à chaque besoin documentaire.
- Générer des rapports, courriers, synthèses et supports administratifs via IA.
- Vérifier et corriger les productions IA.
- Bonnes pratiques de relecture et de validation des contenus générés
MODULE 4 . Automatiser la production documentaire – 2h
- Utiliser des outils IA (chatgpt, notion AI, copilot) pour générer et mettre en forme des documents standards.
- Personnaliser les modèles et automatiser les formats de sortie.
Session 2. Création de documents et contenus IA– 1h
- Vérification de la maîtrise des prompts et techniques de génération de contenus IA (textes, synthèses, rapports).
- Présentation d’un ou plusieurs documents produits via IA (compte rendu, courrier, rapport).
- Évaluation de la qualité, cohérence et fiabilité des productions (structure, ton, relecture humaine).
MODULE 5. Optimiser la planification et la gestion des agendas – 2h
- Utiliser les outils IA pour organiser le travail (google AI, notion, clickup…).
- Paramétrer des rappels intelligents et des synchronisations d’agenda.
- Exploiter l’IA pour la gestion de projets ou d’événements internes.
- Prioriser automatiquement les tâches via les assistants IA.
MODULE 6. Automatiser la gestion de l’information et de la communication avec l’IA – 2h
- Panorama des outils IA pour la gestion documentaire et la communication (zapier, chatgpt, fireflies).
- Automatisation du tri et de la classification des emails et documents.
- Configuration de règles pour la détection des urgences et priorisation des messages.
- Génération de réponses automatiques et personnalisées avec IA.
- Suivi des performances et retours IA dans le service administratif.
Session 3. Planification et automatisation IA - 1h
- Vérification de la mise en œuvre d’un outil IA de planification ou de gestion des agendas
- Démonstration d’un workflow d’automatisation ou de communication IA (ex. tri d’emails, rappels intelligents).
- Évaluation de la fluidité et de la pertinence de l’organisation mise en place avec l’aide de l’IA.
MODULE 7. Gouvernance, , sécurité et accessibilité IA – 2h
- Vérification et ajustement des contenus générés par l’IA.
- Bonnes pratiques pour un usage inclusif (accessibilité, handicap).
- Rgpd, confidentialité et sécurité des données.
MODULE 8. Développer une démarche qualité et veille IA – 2h
- Suivi et amélioration continue de l’usage IA dans l’organisation.
- Construction d’une charte interne de bonnes pratiques IA.
- Veille technologique et mise à jour des outils IA.
Session 4. Gouvernance, qualité et sécurité IA – 1h
- Vérification de la compréhension des enjeux rgpd, sécurité et accessibilité des outils IA utilisés.
- Évaluation de la démarche qualité et éthique appliquée par le stagiaire dans ses usages.
- Présentation d’un document de synthèse ou d’une charte de bonnes pratiques IA.
Session 5. Restitution finale et soutenance blanche – 1h
- Vérifier la cohérence du projet complet (diagnostic, stratégie, gouvernance, indicateurs).
- Entraînement à la soutenance orale et validation du livrable final.
Modalités
Prérequis
Les pré-requis pour cette formation sont :
- Maîtrise des bases informatiques
- 6 mois expérience assistanat/gestion
- Un projet d’optimiser son efficacité administrative avec l’IA
Public visé
Tout le personnel administratif Assistants de direction, Assistants de gestion, comptable
Compétences attestés
Compétence 1 :
Évaluer les applications potentielles de l’IA sur ses tâches récurrentes et à plus faible valeur ajoutée, en identifiant les processus concernés, en s’appuyant sur les principes et possibilités des technologies IA tout en repérant leurs avantages et limites, afin de sélectionner les solutions IA permettant de gagner en efficacité et en productivité.
Compétence 2 :
Générer des rapports, comptes-rendus, analyses et synthèses avec l’IA, sur la base de données textuelles ou audios, en personnalisant et en exploitant les fonctionnalités de solutions IA générative et de transcription automatique, en y intégrant des prompts précis, contextualisés et testés pour chaque type de livrable à produire, et en l’alimentant avec des exemples de résultat attendus, afin d’améliorer la qualité des informations fournies aux parties prenantes et de faciliter le processus décisionnel.
Compétence 3 :
Optimiser la planification et la gestion des agendas avec l’IA, en exploitant les fonctionnalités de solutions IA spécifiques, en identifiant et en configurant les objectifs, données à synchroniser, variables, contraintes et critères de priorités, et en alimentant la solution IA avec des données historiques pour améliorer ses performances, afin de renforcer l’agilité et l’efficacité organisationnelles.
Compétence 4 :
Automatiser la gestion de l’information et de la communication avec l’IA, en exploitant les fonctionnalités de solutions IA spécifiques, en configurant les règles de tri, de classification, de détection des urgences, et en générant des réponses prédictives, pré-rédigées ou personnalisées, afin d’améliorer la réactivité et la qualité de traitement.
Compétence 5 :
Inscrire son utilisation de l’IA dans une démarche qualité et responsable, en exécutant des protocoles de vérification et d’ajustement des contenus générés par l’IA tout en veillant à les rendre accessibles aux destinataires en situation de handicap, et en appliquant les bonnes pratiques en matière de protection des données et d’usage éthique de l’IA, afin d’en assurer une exploitation fiable, sécurisée et inclusive.
Lieu de formation
Plusieurs possibilités :
- En mix-learning.
- Dans votre entreprise, dans le cas d’une formation en intra-entreprise.
Modalité d'évaluation
Documentation relative à la certification
Vous êtes en situation de handicap ?
Notre référent handicap vérifie avec vous si cette formation vous est accessible :
Personnes en situation d‘handicap (PSH) : Nous nous engageons à adapter les méthodes pédagogiques, et à aménager les lieux d’examens en fonction de vos besoins. Ces adaptations peuvent inclure l’ajustement des supports pédagogiques et des méthodes d’enseignement, en plus des aménagements standards que nous proposons (par exemple, sous-titrage des vidéos, utilisation de polices de caractères plus grandes, utilisation d’un contraste des couleurs.)
Méthodes mobilisées
Accès à la plateforme e-learning 24h/24, 7j/7, utilisation de modules interactifs, vidéos explicatives, quiz, études de cas, forums de discussion, et sessions de d’accompagnement individuel pour une expérience d’apprentissage complète et engageante.
Comment s’inscrire ?
- Option 1 – via Mon Compte Formation
Munissez-vous de vos nom, prénom et numéro de sécurité sociale et connectez / inscrivez-vous sur moncompteformation.fr.
- Option 2 – En contactant BEFORMA
Par le biais du formulaire de contact de notre site internet ou directement à l’adresse suivante : contact@beforma.Fr ou en appelant au 01 71 11 96 91
SUR L’ENSEMBLE DES DOSSIERS
SOUMIS EN CERTIFICATION EN 2023
Taux de présentation à la certification: 70%
4,8/5
NOTE DE CETTE
FORMATION EN 2023
L’ENSEMBLE DES STAGIAIRES AYANT
RÉPONDUS AUX QUESTIONNAIRE
4,57/5
AVIS CPF
NOTE GÉNÉRALE
AVIS DES STAGIARES
Mis à jour 24 Novembre 2025
Tarifs et solutions de financement
1 490 €
Tarif pour les salariés
- Voir tout
- CPF
- OPCO
- FAF
OPCO
Les opérateurs de compétences (OPCO) travaillent avec Cegos depuis de nombreuses années. Leurs missions évoluent depuis janvier 2019 grâce à la loi “Avenir professionnel”. Toutefois, plusieurs dispositifs de financement sont accessibles selon les critères de prise en charge de chaque OPCO.
Pour plus d’information, une équipe de gestionnaires spécialisée vous accompagne dans le choix de vos formations et la gestion administrative.
FAF
Le FAF (Fonds d’Assurance Formation) permet aux entrepreneurs individuels, auto-entrepreneurs et travailleurs indépendants de financer tout ou partie de leurs formations professionnelles.
Chaque entrepreneur cotise obligatoirement à un fonds spécifique selon son activité (AGEFICE, FIF PL, FAFCEA…), ce qui lui donne droit à un budget annuel de formation.
